Слово в письменной форме имеет некоторые преимущества.

•  Его можно прочитать, когда реципиент захочет, таким образом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень заня­тых людей.
• Оно может содержать сложную информацию, потому что оно может быть прочитано несколько раз, чтобы помочь восприятию.
• Оно поможет более глубокому усвоению темы, потому что оно мо­жет передать больше частных подробностей и сложностей. Следова­тельно, оно является полезным средством передачи новых идей, по­может людям действительно понять какой-нибудь вопрос.
• Его можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом ва­рианте было бы трудно осуществить.
• Оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частно­стей, так что количество информации может быть определено в со­ответствии с потребностями разных участников.
• Оно позволяет постоянную запись.
• Оно может вызывать меньше эмоциональных реакций, чем разговор, потому что предрассудки и помехи, которые могли бы быть при раз­говоре, отсутствуют, а «шума» и отвлечения внимания, которые ино­гда ассоциируются с устной формой общения, можно избежать. Это средство хорошо подходит для изложения разумных доводов или ар­гументов.

Правила успешной письменной коммуникации

Очень важно тщательное изложение. Особое внимание нужно уде­лить:

а)  целям — знайте точно, какие требуются результаты, и варьируйте стиль, тон, расположение материала;

б) получателю — какие у него отношения с пишущим? Как это будет влиять на изложение и стиль? Что предпочесть в отношении:

• языковых средств,
• краткости и рамок документа,
• тона изложения (сообщение, продажа, подготовка решения),
• удобств для читающих.

Структура и содержание

Обратите особое внимание на логическую композицию, точные до­воды и относящуюся к делу информацию, потому что недостатки быстро становятся очевидными для внимательного читателя. Как и в разговоре, в письменной форме коммуникации должно быть начало, середина и конец.

Подкрепите аргументы иллюстрациями, диаграммами, статистиче­скими таблицами и т.д., которые относятся к делу, точны, хорошо сделаны и просты для понимания. Для этих целей есть много программного обеспечения. А если вы возьмёте с сбой на встречу ноутбук и проектор, то совещание пройдёт вдвойне успешно. Только помните, что для качественной передачи информации возможно необходима замена матрицы ноутбука.

Языковые средства

Ясно выраженная мысль не может быть непонятной. Вы никогда не. сделаете ошибки, если будете использовать доступные и точные слова для выражения своих мыслей. Не используйте длинных и сложных фраз, когда достаточно будет использовать короткие. Пишите кратко и убедительно. Избегайте ненужного профессионального жаргона.

Изложение

Читающий должен захотеть взять этот документ и прочитать его, потому что его содержание хорошо изложено и он выглядит привлека­тельно.

Способы письменного общении

Письма. Письма обычно используются для личных сообщений, для подтверждения, например, деловых встреч, повышения по службе, измене­ния оклада.

Докладные записки. Обычно применяются для более общих вопро­сов, они распространяются между ряда людей, каждый из которых получа­ет свою собственную копию.

Доски, для объявлений. Обычно используются для сообщений и анонса извещений, которые могут повлиять на большое количество людей. Если нужно, чтобы доски для объявлений были полезными, необходимо, чтобы кто-то за них отвечал. Они должны привлекать глаз и часто менять­ся.

Внутриведомственные журналы. Внутриведомственные журналы — средство передачи сообщений, представляющих общий интерес, их так­же можно использовать для постоянного информирования одной части ор­ганизации относительно другой. Чтобы быть эффективными, они должны профессионально издаваться, иметь живой стиль изложения и публико­ваться достаточно часто, чтобы их содержание оставалось актуальным.

Руководства и справочники. Они используются, чтобы дать ориен­тиры по корпоративной политике и системам, чтобы стандартные процеду­ры применялись в определенных видах деятельности по всему предпри­ятию. Их польза зависит от того, соответствуют ли они современным тре­бованиям, а обязанность отвечать за это должна быть возложена на кон­кретного сотрудника.

Ежегодный отчет. Многие банки осознают, что у них есть ответ­ственность перед своими служащими, также как перед акционерами, за­ключающаяся в том, чтобы информировать их о ежегодных успехах ком­пании и распределении получаемого дохода. Важно, чтобы отчет был по­нятным, кратким, хорошо иллюстрированным и написанным доступно для неспециалиста. Такой отчет может в большей степени содействовать пони­манию политики и роли организации.

С появлением видеокассет некоторые компании готовят ежегодный отчет на пленке, которая затем используется в качестве части процесса ин­структирования на всех уровнях организации. Такое предоставление ин­формации должно осуществляться на высоком профессиональном уровне, потому что ее неизбежно будут сравнивать с уровнем профессионального телевидения.