Во многих организациях можно часто услышать фразы: «Если бы только они мне сказали, что происходит», «Я слышал по телевидению, что наш банк участвует в крупном слиянии компаний в США», «Никто не ска­зал мне об этом. Считается, что я один должен отвечать за это», «Мой на­чальник думает, что умеет общаться при помощи телепатии».

Чтобы разобраться с критикой, содержащейся в этих замечаниях, мы должны поддерживать коммуникацию в организации. Какой информацией нужно обмениваться и какое средство следует избрать?

Информация

Любая организация только тогда хороша, когда у нее имеется хоро­шая информационная система. Если потребности в информации не пони­маются и не обсуждаются в организации, тогда они никогда не будут удов­летворены. Много людей в организации работает над тем, как удовлетво­рить клиентов, и им всем требуется информация, которая поможет им де­лать свое дело более эффективно. Таким образом, самая первая потреб­ность в коммуникации на уровне организации связана с предоставлением необходимой информации по соответствующему вопросу, чтобы позволить каждому выполнять свою работу эффективно и содействовать достижению цели предприятия.

Мотивация

Людям нужно знать, в какой степени они соответствуют данной ор­ганизации, какой вклад вносит их труд в общее дело. Они хотят знать, как работает компания и какова в этом их роль. Они также интересуются пла­нами компании и тем влиянием, которое они, вероятно, могут оказать на их собственную работу. Если служащие чувствуют себя полноправными уча­стниками, они в курсе всего того, что происходит, и тогда по всей вероят­ности, они будут нести большую моральную ответственность не только за свою работу, но и за организацию в целом.

На практике это означает, что отдельный служащий должен знать следующее.

а)  О своей собственной работе:

• цели, нормативы и краткосрочные задания;

•       успехи, как они оцениваются; обучение, возможности для совершен­ствования;

•       положение в последовательности рабочих заданий и взаимосвязь внутри и вне отдела;

•       оплата и условия труда, факторы, влияющие на безопасность труда и здоровье.

б)  О собственном отделе:

•       цели, планы и успехи,

•       связи с более крупной организацией,

•       работа начальника и его коллег.

в)  О компании в целом:

•       цели компании,

•       ее основная деятельность.

•       успехи,

•       главные люди в компании,

•       структура компании,

•       изменения, особенно те, что влияют на служащих,

•       будущие планы и их потенциальное воздействие на служащих.

Контакты с администрацией

Слишком легко предположить, что коммуникация означает приказание подчиненным что-то сделать. Она также предполагает умение слушать. Менеджеры высшего звена должны понимать, что происходит в низших подразделениях организации. В противном случае трудно знать, какие ус­пехи достигнуты на пути к целям, и вся система планирования и контроля разрушается. Эффективная вертикальная коммуникация важна и по другим причинам. Она помогает главным менеджерам оценивать мотивацию и мо­ральные установки людей, находящихся на низовых ступенях организации, их вероятное реагирование на возможные изменения. Она также важна, потому что знания, идеи, творчество и умения не ограничиваются только одной частью организации. Все гаранты нужно выявлять, поощрять, разви­вать и использовать так эффективно, как это только возможно.

Приоритеты в процессе общения

До того, как будет решен вопрос о выборе средства информации, должно быть принято одно важное решение. Не каждому нужно знать ее. Слишком много сообщений так же неэффективно, как и слишком малое их число. Приоритеты в коммуникации должны быть определены посредством следующих вопросов.

Что должны люди знать? — Существенную информацию.

Что людям следует знать? — Информацию, которую они хотят знать.

Что могли бы люди знать? — Интересное, но относительно неваж­ное.