Процесс развития производства требует коренного изменения куль­туры управления. Одним из элементов такой культуры, занимающей спе­цифическое место в корпоративной культуре управления, является Про­ектный офис. Рассмотрим некоторые проблемы лидерства в рамках про­ектного офиса.

Что такое проектный офис?

Проектный офис - это специфическая структура организации, обеспечивающая эффективную реализацию портфеля проектов в рамках единой компьютерной технологии и отработанных внутрифирменных стандартов.

Проектный офис, как правило, представляется в виде многоуровне­вой системы, на первом уровне которой рассматриваются конкретные про­екты и их мониторинг. На этом уровне работает одна или несколько команд менеджеров (находящихся в любых точках земного шара), обеспечиваю­щих планирование проектов с учетом ограниченных ресурсов, оценки за­трат и будущей стоимости проекта, контроль текущего состояния проекта и подготовку отчетов. Здесь используются традиционные инструменты и информационные технологии мониторинга проектов.

На втором уровне рассматриваются вопросы формирования портфе­ля проектов организации, их взаимосвязи и рационального наполнения. На этом уровне базовыми являются: инструменты тендеров (для пополнения портфеля заказов), стратегического менеджмента, управления общими ре­сурсами и управления качеством в проектах.

На третьем уровне решаются задачи корпоративной политики разви­тия организации.

Лидерство в рамках данной технологии проявляется через четкое распределение полномочий и ответственности по подготовке и мониторин­гу проектов. Как правило, лидерство в данной технологии во многом зави­сит от умения менеджера разрешать ресурсные конфликты и конфликты по времени в портфеле проектов организации. Общая схема такой организа­ции приведена на рис.7.8.

Почему необходим проектный офис?

Проектный офис определяет новую технологию формирования со­временной культуры управления проектами в корпоративной системе управления или проектно-ориентированной организации. Такая культура, базирующаяся на современных методах, средствах проектного менеджмен­та и внутрифирменном стандарте технологии управления проектами, вклю­чая информационно-программную поддержку, определяет преимущество любой компании.

Экспертная оценка показывает, что такое преимущество определяет 30-40% экономии затрат на проекты и времени их реализации. Из этого следует, что у менеджера проекта появляется дополнительное время для обучения и коммуникации. Тогда лидерство формируется через дополни­тельные возможности, представленные данной технологией.

С точки зрения проектного офиса, выделяются предынвестиционная фаза и фаза реализации проекта. В зависимости от принятой технологии продвижения проектов и специализации команд менеджеров определяется организационная структура проектного офиса. Такая структура объединяет: менеджера офиса, координаторов проектов, аналитиков по подготовке про­ектов и их продвижению в предынвестиционной фазе, координаторов про­ектов, администратора информационной системы, финансового менеджера, административного координатора, менеджеров по мониторингу проектов, координатора изменений в проектах, риск менеджера.

Как осуществлять менеджмент проектов и формировать лидер­ство на основе проектного офиса?

В условиях переходной экономики и глубокого кризиса в Украине проектный офис может выступать в роли лизингового инструмента. При этом компания-поставщик услуг проектного офиса совместно с заказчиком отрабатывает его внутрифирменный стандарт управления проектами и обеспечивает лизинговые услуги по использованию информационной тех­нологии проектного менеджмента, включая достаточно дорогие программ­ные средства.