Определив, кому и что нужно знать, менеджер должен выбрать са­мые подходящие средства передачи информации.

Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возмож­ности включают организационную структуру, собрания, общение один на один или устную презентацию в группе.

Общие принципы успешной коммуникации были изложены выше. Среди конкретных же требований можно отметить следующие.

1. Цели устного общения

Хорошо уясните свою цель: «чего я хочу достигнуть?» - информи­ровать, вызвать ответную реакцию, убедить, продать, проконсультировать, решить. Цель будет влиять в большой степени на содержание и стиль пре­зентации.

2. Подготовка

а)  Соберите материал из многих источников, насколько это возмож­но, включая ваши собственные знания, знания других людей, книги, доку­менты и т.д.

б)  Отсейте материал. Оставьте существенные и относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны.

3.  Организация

Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последователь­ности.

4.  Наглядные пособия

 Подготовьте наглядные пособия и используйте их: 

•       для поддержания внимания,

•       чтобы помочь служащим усвоить сложную информацию,

•       чтобы подтвердить свои аргументы.

Наглядные средства должны быть хорошо «видимыми». Ничто не раздражает больше, чем наглядные средства, которые нельзя прочитать или которые содержат слишком много информации.

Они также должны относиться к теме и развивать ее.

5.     Тренировка

Попросите какого-нибудь друга выслушать, как вы практикуетесь в презентации, и установите с ним положительную обратную связь.

Используйте видеозапись, если это возможно, отметьте любые от­влекающие внимание манерности и постарайтесь избавиться от них.

Обратите внимание на то, как вы выглядите. Тот, кто осуществляет презентацию, потенциально является лучшим наглядным пособием.

6.  Презентация

Проверьте все заблаговременно. Стремитесь к ясности, краткости и простоте. Поддерживайте зрительный контакт со Слушателями. Управляйте своими чувствами, поощряйте обратную связь.