Как заметил Шекспир, жизнь - это театр, а мы все в нем актеры. Мы все играем определенную роль: матери-отца, мужа-жены, служащего, - перечень можно продолжить. Все менеджеры в проекте также играют роли, хотя типы ролей меняются от одного проекта к другому в зависимости от их положения и содержания работы. Важность работы команды в проекте показана на рис.4.1.

Рис.4.1. Характеристики управленческой работы лидера команды

Генри Минтзберг выделил десять управленческих ролей. Он определил их так, как показано в табл.4.1.

Таблица 4.1

Все эти роли сочетаются в команде, образуя конструктивный процесс выработки и принятия решений, обработки информации в проекте. Схема такого процесса показана на рис.4.2.

МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ РОЛИ

(1) Номинальный глава. Эта роль связана с представлением фирмы за ее пределами и обычно включает в себя так называемые протокольные функции - присутствие на обедах, конференциях и т.п.

(2) Лидер. Менеджер, выступающий в этой роли, хочет иметь за своей спиной сплоченную команду для достижения доставленных задач.

(3) Связной. Роль, которая включает контакты с другой группой предприятий, их частью, всем внешним миром.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ РОЛИ

(4) Аналитик. Менеджер в этой роли пытается соотнести достигнутое с намеченным. 

(5) Глашатай. Роль по передаче информации сотрудникам, в том числе объяснение политики банка, ее разъяснение коллективу или подразделениям.

(6) Представитель. Более официальная роль, в которой менеджер представляет свой отдел и разъясняет его позицию.

РЕШАЮЩИЕ РОЛИ

(7) Предприниматель. Связующая роль, обусловленная творческим подходом к выполнению задач.

(8) Блюститель порядка. Дела всегда идут не так, как хочется. В этой роли менеджер пытается вернуть их в нужное русло и вывести на прежний курс.

(9) Распределитель ресурсов. Ключевая управленческая роль, состоящая в распределении средств для их более эффективного использования при достижении поставленной задачи.

(10) Посредник. Это роль торговца, которая обычно требует поиска аргументов для получения дополнительных ресурсов.

Набор ролей, которые данный менеджер будет играть, зависит от его положения в организации.

Например, менеджеры высшего звена, вероятно, в большей степени соответствуют ролям (1) номинального главы, (2) лидера, (3) связного и (б) представителя, в то время как руководитель подразделения в большей степени выступает в качестве (9) распределителя ресурсов и (8) блюстителя порядка. Сочетание ролей меняется при переходе от одной работы к другой. Даже те, кто долгое время занимались одной и той же деятельностью, вдруг обнаруживают, что их роли изменились, поскольку само предприятие развивается и совершенствуется.

Рис. 4.2. «Проактивная» (конструктивная) обработка информации в проекте

РАБОТА МЕНЕДЖЕРА - ЛИДЕРА ПРОЕКТА

Существуют два распространенных стереотипа менеджера проекта. Один - жесткий, хладнокровный, принимающий решения, невозмутимый и несуетливый. Другой - беспокойный, подавляющий людей, принимающий множество решений, большая часть которых поспешна и основана на неполной информации. Второй тип более правдоподобен.

1. АКТИВНОСТЬ

Анализ фактов показывает, что менеджеры - очень занятые люди. Исследования подтверждают, что средний руководящий персонал вступает в контакты 300-400 раз в день (иногда несколько раз с одними и теми же людьми) и их обычный 8-часовой рабочий день включает в себя по крайней мере 200 различных видов деятельности. Эти «нормы» снижаются на более высоких руководящих уровнях, но исследования Минтзберга показали, что «нормы» исполнительного директора варьируются от 86 до 160 видов деятельности за день.

2. КРАТКОСТЬ, ЗАМИНКИ, ПРЕРЫВАНИЯ

Из данного числа действий следует, что количество времени, которое менеджер может уделить какой-то одной проблеме, очень ограничено. Даже на высшем руководящем уровне 10 мин - это необычно, а час - вообще большая редкость. Как правило, день руководителя состоит из телефонных звонков, заседаний, работы за письменным столом и незапланированных встреч, все они сменяют друг друга очень быстро. Незапланированная деятельность - телефонные звонки и неожиданные визиты - это неотъемлемая часть ежедневной работы руководителя, подобные заминки -  стиль жизни. Конечно, трудно найти шаблон в ежедневной работе руководителя. Много прерываний. Проблемы редко решаются с первого раза. Часто они откладываются для дальнейшей работы, так что решение нескольких вопросов одновременно может сочетаться с другой деятельностью.

3. РАЗНООБРАЗИЕ

Работа руководителя включает в себя пять различных типов деятельности:

(а) "Бумажная работа".  Разбор почтовой корреспонденции, чтение и составление отчетов и т.д. Ряд исследований показывает, что это в среднем занимает 22 — 35% рабочего времени, процент возрастает по мере повышения должности.

(б) Телефонные звонки. Они обычно бывают краткими, но дают возможность менеджерам держать связь с большим числом людей и поддерживать информационную сеть, которая крайне необходима для успешного руководства.

(в) Встречи. Неофициальные встречи очень важны для менеджеров на любом уровне. Исследования английских ученых показывают, что средний менеджер тратит до 45% своего времени на этот вид деятельности и еще 7% на официальные встречи. На более высоком уровне эта пропорция изменяется в сторону последней, но в обоих случаях встречи - важная часть управленческой работы.

(г) Контакты. Личные контакты поглощают значительное количество времени. Они распространяются как на собственное, так и на другие подразделения, в одинаковой мере включают подчиненных и руководителей. На более высоких уровнях управления количество контактов возрастает. Они выходят за рамки внутренних, включают в себя основных заказчиков, поставщиков, всех тех, кто занимает важнейшие позиции в бизнесе.

(д) Содержание. Содержание работы, которую выполняет менеджер, варьируется в зависимости от должности и уровня управления. На более низких уровнях большая часть времени тратится на решение оперативных задач, устранение нестыковок, краткосрочных кризисов, детальное планирование. Как правило, руководители высшего звена имеют дело с меньшим числом задач, но более широкого спектра. В течение обычного рабочего дня они могут принимать решения по личным вопросам, вопросам, касающимся клиентов, администрации.

4. МЕСТОНАХОЖДЕНИЕ

Из нескольких проведенных исследований видно, что чем выше должность, тем

(а) меньше времени проводится «с каменным лицом»,

(б) больше времени проводится вне подразделения,

(в) больше времени проводится вне организации.

5. СЛОВЕСНОЕ ОБЩЕНИЕ

Имеется достаточно подтверждений того, что руководящая работа в основном осуществляется в устной форме. Телефонные переговоры, неофициальные беседы, заседания правления - ее типичные средства. На всех уровнях управления на это может тратиться до 90% всего рабочего времени.

6. СВЯЗИ

Все менеджеры создают сети контактов, по которым происходит продвижение информации и решений. На низких уровнях сеть охватывает в значительной степени подчиненных и сотрудников, занимающих такие же должности. С возрастанием уровня управления она расширяется и включает как внешние, так и внутренние контакты. Сеть обеспечивает способы сбора всех видов полезной информации, как официальной, так и неофициальной, на всех стадиях принятия решений.

Сбор информации через обширные контакты со множеством людей - ключевая задача руководителя проекта. Эта информация - основа для действий, когда время не позволяет долго размышлять, подробно анализировать или аккуратно планировать. Смена действий, прессинг, словесное общение, неразбериха - нормы управленческой деятельности.