УПРАЖНЕНИЕ. КОМАНДНОЕ РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ

(Планирование стадий реализации проекта)

Ситуация. Руководство вашей организации только что назначило вас во вновь сформированную группу, в ведение которой передается новый инвестиционный (секретный) проект, разработанный отделом НИОКР. Всей вашей группе поручено сначала разработать план управления проектом, и после его утверждения руководством приступить к его реализации.

Никому из вас ничего не известно о проекте, за исключением того, что по мере его развития, для его реализации потребуется подключить дополнительное количество работников.

ЗАДАНИЕ. Несмотря на небольшое количество информации о проекте, вашей группе предстоит разработать предварительный план управления им. В табл. 4.6 в произвольном порядке перечислены 20 (от А до Ф) мероприятий, которые вам необходимо осуществить. Расположите их в том порядке, в котором, по вашему мнению, предстоит их выполнить в процессе реализации проекта. Прежде чем вам будет дано "добро" на начало работы над проектом, предложенный вами порядок действий будет представлен на рассмотрение высшего руководства. Возможно вам предстоит отстаивать свои решения, пояснять и аргументировать их.

ШАГ 1. Поскольку до первой встречи группы осталось несколько минут, просмотрите приведенный в табл. 4.6 список мероприятий, и, ни с кем его не обсуждая, расположите эти мероприятия в той последовательности, в которой, по вашему мнению, их следует осуществлять в ходе управления проектом. Поставьте "1" против первого мероприятия и так до "20" для последнего шага. Не меняйте выбранной вами последовательности после начала групповой работы.

ШАГ 2. Теперь, уже в рамках группы, определите последовательность осуществления тех или иных мероприятий.

Таблица 4.6

Некоторые рекомендации к проведению обсуждений

Не прибегайте к голосованию. Голосование разделит группу на победителей и проигравших. Голосование скорее приводит к спору, а не к рациональному обсуждению, что нанесет вред процессу командного принятия решений.

Не заключайте легких, быстрых соглашений и компромиссов. Зачастую они основываются на ложных предположениях, которые необходимо ставить под сомнение.

Не устраивайте соревнования между собой. В данной ситуации либо выигрывает группа, либо не выигрывает никто.

Внимательно слушайте то, что говорят другие. Это наиболее заметная черта успешных команд.

Постарайтесь определить внутренние характеристики ситуации и предложить их для обсуждения.

Сделайте так, чтобы все, особенно «тихони», высказали свои идеи.

Таблица 4.7

Для сравнения полученных результатов приводим некоторые результаты исследований (табл.4.8), проведенных в рамках Украинской ассоциации управления проектами.

Представленный алгоритм показывает навыки и ресурсы, необходимые для синергического процесса принятия решений, а также метод, использующий имеющиеся в распоряжении команды человеческие ресурсы. Эффективность того или иного решения определяется результатами данного решения. Результаты являются продуктом имеющихся ресурсов и процесса их использования. Под ресурсами понимаются имеющаяся информация, а также человеческие знания и опыт. Синергический процесс принятия решения приводит эти ресурсы в соответствие с тремя группами навыков:

•навыками межличностного общения (умением продуктивно работать с другими),

• управленческими навыками (навыками, необходимыми для систематического творческого подхода к ситуации),

• профессиональными навыками (навыками, необходимыми для проведения отдельных мероприятий).

Таблица 4.8

Результаты 50 команд (246 участников)

Решение

Планирование

1. (К) Сбор и анализ фактов о необходимости будущего проекта (современное положение). Данный анализ является первым необходимым шагом и, он поможет вам понять состояние проекта в целом, стоящими задачами и т.д.

2. (3) Определение целей проекта. Четкое понимание целей проекта и ожидаемых результатов будет направлять остальной процесс и поможет не сбиться с выбранного направления.

3. (Д) Разработка возможных альтернативных действий. Редко можно встретить план, не имеющий разумной альтернативы. Зачастую срабатывают нетривиальные варианты.

4. (Р) Определение негативных последствий каждого направления деятельности. Теперь необходимо оценить эти альтернативы. Один из очень полезных методов заключается в оценке возможных негативных аспектов каждого варианта.

5. (У) Выбор основного направления. Теперь вы подошли к моменту, когда следует принять это решение исходя из поставленных целей и оценки положительных и отрицательных последствий каждого варианта действий.

6. (Г) Определение стратегии (планов, приоритетов, последовательности, временных рамок основных мероприятий). После принятия решения о направлении действия должен быть разработан стратегический план, который будет служить основой для всех последующих действий.

7. (Ф) Определение времени выполнения и способа оценки завершенной работы. Важнейшим фактором успешного управления проектом является фактор измерения прогресса - когда и как мы выясняем, что придерживаемся выработанного плана.

Организация

8. (В) Определение и анализ видов работ, необходимых для реализации проекта. По мнению экспертов, только за счет строгого анализа деятельности менеджер может определить, какие именно работы следует выполнять и как каждая должность вписывается в структуру организации.

9. (Ж) Определение организационной структуры подразделений, полномочий и подотчетности. Этот шаг вытекает из предыдущего, определяя, какие решения следует принимать, где именно они должны приниматься и кто должен участвовать в процессе их принятия.

10. (Л) Определение квалификации для новых должностей. После того, как были определены ответственные (должности), должны быть определены соответствующие им квалификационные требования.

11. (О) Распределения ресурсов (бюджет, мощности и пр.) Этот шаг определяется предшествующим. Информация, известная к этому моменту, сделает решение реалистичным.

Осуществление

12. (А) Поиск квалифицированных специалистов для занятия имеющихся должностей. Квалифицированные специалисты так же важны для реализации проекта, как и деньги, материалы или рынки сбыта.

13. (И) Подготовка и обучение персонала. Эффективность организации напрямую зависит от уровня подготовленности работников. Персонал должен быть должным образом' проинформирован о проекте, чтобы быстрее включиться в работу.

14. (С) Определение приемлемых индивидуальных задач. Для каждого сотрудника необходимо определить индивидуальные задачи, отражающие общие цели проекта. Ключ к успеху в этой области лежит в личном участии сотрудников в определении взаимоприемлемых задач.

15. (Ж) Определение организационной структуры подразделений, полномочий и подотчетности. Определив и распределив задачи, необходимо дать людям соответствующие полномочия для их выполнения.

16. (В) Координация текущей деятельности. Теперь, распределив людей, и обеспечив понимание ими своих ролей и полномочий, ваша работа заключается в контроле за выполнением работы. Соответствующие указания помогут подчиненным объединить свои усилия в интересах осуществления проекта.

Контроль

17. (Б) Измерение прогресса в достижении и/или отклонении от достижения целей проекта. Контроль за проектом подразумевает контроль за выполнением индивидуальных задач. Основа этой деятельности была заложена на шестом этапе.

18. (П) Оценка индивидуальной деятельности. Подобная оценка должна 'проводиться регулярно, через заранее определенные промежутки времени, чтобы контролировать выполнение задач, поставленных на этапе тринадцать.

19. (М) Осуществление корректировки проекта. Информация, полученная во время осуществления этапов 15 и 16, покажет, необходима ли корректировка планов и какая.

20. (Е) Определение соответствующих поощрений за хорошую работу. Поощрение хорошей работы является наиболее действенным стимулом к продолжению ее. Если существуют проблемы с выполнением индивидуальной работы, они могут быть решены благодаря работе над собой или в результате дополнительного обучения.