Лидеру тендерного комитета требуется определить (уточнить) тендерному комитету ряд функциональных обязанностей для эффективного достижения целей закупок. Эти функции определяются на таких этапах проведения тендера:

· подготовка тендерной документации;

·         привлечение претендентов для участия в конкурсе, включая их предквалификацию (если это предусмотрено);

·         распространение тендерной документации;

·         прием и вскрытие пакетов с предложениями;

·         оценка и сопоставление оферт претендентов и определения победителя конкурса;

·         подведение итогов тендера.

Если за организацию проведения конкурса несет ответственность лидер посторонней организации, порядок выполнения ею функций может уточняться в контракте между заказчиком и этой организацией с соблюдением требований действующего законодательства и Положений о проведении конкурсов (тендеров).

Подготовка тендерной документации

Во время подготовки тендерной документации лидер тендерного ко­митета:

•   определяет состав тендерной документации и. предъявляет ее на утверждение руководителю организации (предприятия) заказчика;

•   самостоятельно или с привлечением сторонней организации разра­батывает тендерную документацию;

•   определяет стоимость комплекта тендерной документации, кото­рый будет направлен претендентам;

•   предъявляет комплект тендерной документации и расчет его стоимости для претендентов на утверждение заказчику.

Подготовленный комплект тендерной документации рассматриваем­ся на заседании тендерного комитета и далее лидер предъявляет его на ут­верждение заказчику не позднее одного месяца до даты публикации объявления о начале конкурса или приглашения для участия в конкурсе.

Необходимость внесения изменений в тендерную документацию по­сле ее отправки претендентам, а также сами изменения нужно лидеру рас­смотреть, одобрить на заседании тендерного комитета и утвердить у заказ­чика.

В случае внесения изменений в тендерную документацию лидер проекта поручает секретариату тендерного комитета письменно уведомит об этом всех претендентов не позднее месяца до установленной крайней даты предоставления претендентами их оферт.

Привлечете претендентов к участию в конкурсе

При привлечении претендентов без предквалификации лидер тен­дерного комитета обеспечивает:

•   публикацию объявления об открытом конкурсе в газете "Урядовий кур'єр" и иных официальных периодических изданиях;

•   составление и согласование с заказчиком списка потенциальны, участников для приглашения к участию в закрытом конкурсе;

•   подготовка и направление выбранным, претендентам, писем с при­глашением к участию в закрытом конкурсе;

•   организацию посещения площадки претендентами в удобные сроки:

•   получение от претендентов писем—заявок об участии в конкурсе;

•   формирование и представление на утверждение заказчику спит претендентов на участие в конкурсе;

•   письменное уведомление претендентов, прошедших предквалификацию.

Техническая работа, связанная с привлечением претендентов к уча­стию в конкурсе, должна поручаться лидером ответственному секретарю.

Пли привлечении претендентов с проведением предквалификации лидер тендерного комитета обеспечивает:

•   публикацию объявления в газете "Урядовий кур'єр",  которое явля­ется обязательным для выполнения работ за счет государственных капитальных вложений;

•   разработку квалификационных требований и форм квалификацион­ной характеристики претендентов и предъявление их на утвер­ждение заказчику;

•   формирование списка организаций для распространения документов предквалификации;

•   тиражирование разработанных квалификационных документов и рассылку их организациям, внесенным к список на предквалификацию;

•   получение от претендентов заполненных квалификационных документов;

•   анализ и оценку технических, организационных и финансовых показателей претендентов, которые брали участие в предквалификации, составление заключения по каждому из них;

•   выработку решения по результатам предквалификации с оформлением соответствующего протокола и предъявлением его на утверждение заказчику;

•   формирование списка претендентов, которые отвечают требованиям предквалификации, и письменное уведомление их  в срок не позднее 7 календарных дней после подведения итогов предквалификации;

•   в тот же срок письменное уведомление претендентов о том, что они не удовлетворяют квалификационным требованиям.

Распространение тендерной документации

При распространении тендерной документации лидер проекта ответственен:

•   за тиражирование комплекта тендерной документации в необходимом количестве экземпляров;

•   за рассылку (передачу) комплекта тендерной документации претендентам, которые оплатили ее стоимость;

•   за разъяснения по просьбам претендентов содержания тендерной документации;

•   за организацию посещения претендентами строительной площад­ки;

•  за принятие и согласование с заказчиком, решения относительно внесения изменений в тендерную документацию, осуществление этих изменений и рассылку их претендентам.

Приемка и вскрытие пакетов с офертами

Во время приемки и вскрытия пакетов с предложениями лидер про­екта обеспечивает:

•   принятие от претендентов оферт, регистрацию и хранение их;

•   принятие от претендентов писем с отзывом, их конкурсных пред­ложений, при внесении изменений и дополнений к их офертам, реги­страцию и хранение их;

•   регламентированное вскрытие в определенный день и. час пакетов с офертами;

•   проверку комплектности документов предложений, ведение прото­кола вскрытия предложений;

•  уведомление претендентов о том, что их предложения признаны не комплектными.

Тендерный комитет, во главе с лидером, своим решением уведомля­ет претендентов (в объявлении о конкурсе или в приглашении к участию в конкурсе) о конечной дате приемки конкурсных предложений, а в инст­рукциях для претендентов - указывает состав документации конкурсного предложения.

Прием конкурсных предложений от претендентов осуществляется ответственным секретарем (секретариатом) тендерного комитета с немед­ленной регистрацией в специальной книге. Претенденту, который доставил свою оферту нарочным выдается расписка, в которой подтверждается по­лучение и регистрация его оферты. При регистрации предложений им при­сваивается порядковый номер, который отмечается в книге регистрации и в расписке. Конкурсные предложения, представленные после установленно­го срока (дата и время) не принимаются. Если такие оферты поступили по почте, они регистрируются отдельно и возвращаются адресатам не распе­чатанными после вскрытия пакетов с предложениями в процессе торгов.

Претенденты имеют право отозвать свои предложения письмом с надписью на конверте "Отзыв" и до истечения срока их предоставления могут внести изменения в своих предложениях и вновь вернуть их письмом; с надписью на конверте "Изменение" при выполнении условий, приведен­ных в Инструкциях претендентам. Такие письма принимаются, регистрируются и хранятся тендерным комитетом вместе с соответствующими предложениями, которые имеют тот же порядковый номер.

День и час вскрытия пакетов (конвертов) с офертами определяется тендерным комитетом и приводится в инструкциях претендентам. Претенденты  имеют право присутствовать на этой процедуре.

Порядок вскрытия пакетов с офертами, письменный отзыв и внесение изменений в конкурсные предложения определяется в тендерной доку­ментации.

Оценка и сопоставление оферт и определение победителя конкурса

При оценке и сопоставлении оферт и определении победителя конкурса лидер обеспечивает:  

•   детальное изучение и анализ оферт;

•   выяснение с претендентами вопросов, которые возникают во время изучения оферт;

•   отклонение и возврат претендентам оферт, в которых есть суще­ственные недостатка;

•   составление списка претендентов, оферты которых прошли про­верку и подлежат оценке;

•   оценку и  сопоставление оферты претендентов; определение побе­дителя конкурса или принятие решения о том, что конкурс не выявил победителя, оформление соответствующего протокола.

Для  изучения оферт претендентов тендерный комитет создает экспертные группы и определяет круг вопросов, которые им поручается решить.

Порядок работы тендерного комитета по изучению, оценке, сопоставлению оферт и определения победителя конкурса приведены ниже.

Подведение итогов конкурса и утверждение его результатов

Во время подведения итогов конкурса и утверждения его результатов проекта:

·  уставляет и утверждает на заседании тендерного комитета отчет о результатах конкурса;

·  в трехдневный срок предъявляет протокол и отчет о результатах курса на утверждение заказчику;

·  обеспечивает уведомление письменно победителя и остальных участников конкурса о его результатах. Такое сообщение высылается до истечения срока действия оферт.

Протокол и отчет об итогах конкурса требуется утвердить заказчи­ком не позднее 45 календарных дней ото дня вскрытия оферт.

После подписания победителем конкурса контракта с заказчиком лидеру проекта необходимо письменно сообщить об этом всем претенден­там, которые принимали участие в конкурсе. Если определенный конкур­сом победитель откажется подписать контракт, такое предложение делается заказчиком претенденту, занявшему по итогам конкурса второе место.