Работу тендерного комитета нужно проводить по плану, который необходимо разработать лидеру проекта и в котором приводятся этапы тендерных процедур, связанные с осуществлением их функций, а также определяются ответственные за их выполнение из числа постоянных чле­нов тендерного комитета. Во время составления плана определяется также необходимость привлечения к участию на отдельных этапах сторонних экспертов и консультантов и определяются возможные кандидатуры.

Датой начала тендерного процесса принято считать дату принятия заказчиком решения об организации конкурса (после того как подготовлена необходимая проектная документация и решен вопрос о финансировании проекта), датой окончания - дата подписания контракта на проведение ра­бот, после того как заказчиком утвержден отчет и протокол тендерного комитета по итогам конкурса.

Одновременно с подготовкой плана работы тендерного комитета ли­деру проекта требуется составить график, на основе которого определяется общая продолжительность конкурса и его отдельных этапов, проведение тендерных процедур. Определенные в таком графике основные сроки (пуб­ликация объявления о конкурсе, передача тендерной документации претен­дентам, предоставление оферт претендентами, вскрытие пакетов с оферта­ми, подведение итогов конкурса и т.д.) необходимо учесть в плане работы тендерного комитета, а также в инструкциях претендентам, входящих в состав тендерной документации.

Во время составления графика лидеру следует учитывать, что прове­дение конкурса является продолжительным процессом и в значительной степени зависит от сложности проекта, а также от вида тендера (открытый, с предквалификацией, закрытый). Положениями о проведении конкурсов (тендеров) предусмотрено, что срок ото дня объявления о конкурсе до ко­нечной даты предоставления оферт претендентами составляет 2-6 месяцев. Продолжительность этого срока определяется продолжительностью от­дельных этапов и зависит от условного разделения тендерного процесса между заказчиком, тендерным комитетом и претендентами.

Решение вопросов, связанных с планированием тендерных процедур, осуществляется на заседаниях тендерного комитета.

На заседаниях тендерного комитета лидер рекомендует тендерному комитету  рассматривать такие основные вопросы:

·  план работы тендерного комитета и график проведения тендерных процедур и распределение функций между членами тендерного комитета:

·  подготовка тендерной документации;

·  итоги предквалификации;

·  итоги оценки и сравнения оферт претендентов;

·  отчет об итогах конкурса.

Кроме этих основных вопросов на заседаниях тендерного комитета по инициативе лидера или членов тендерного комитета могут рассматриваться иные возникшие вопросы, связанные с его текущей деятельностью.

Заседание тендерного комитета проводятся в случае возникновения необходимости.

Ответственным за организацию заседаний тендерного комитета является секретарь, который оформляет и хранит протоколы заседаний. Работа такого секретаря контролируется лидером проекта.

Кворумом для проведения заседания тендерного комитета является условие присутствия больше половины его постоянных членов.

Для решения вопросов, которые рассматривает тендерный комитет необходимо простое большинство голосов присутствующих членов комитета. В случаях равенства голосов решающим является голос председателя тендерного комитета.

На заседание для участия в отдельных вопросах приглашаются также привлеченные эксперты и консультанты с правом голоса во время решения этих вопросов.

Решения, вынесенные на рассмотрение заседания тендерного комитета, оформляются протоколами, которые лидер проекта утверждает у заказчика.