Менеджер проекта и его команда составляют список терминов, которые требуют дальнейшего объяснения для выполнения проекта.

Каждый элемент списка должен быть конкретно определен во избежание неверной интерпретации при выполнении проекта. После завершение этого процесса менеджер проекта вставляет все определения в формальное руководство, которое распространяется между всеми лицами, вовлеченными в проект.

Задание проектных определений требует от менеджера проекта и его команды  решения следующих задач:

· определение ключевой терминологии, используемой в проектной документации, которая может быть неверно истолкована;

·         достижение соглашения с командой по всем основным терминам, которые будут использованы как проектные определения;

·         составление глоссария терминов из проектных определений по всей проектной  документации.

В соответствии с секцией комментариев эксперта, создание проектных определений  может потребовать от менеджера проекта решения следующей дополнительной задачи достижения ясности при формальных и неформальных каналах связи между членами команды и другими заинтересованными лицами проекта в случае использования неоднозначных терминов.

Наши предложения о том, что все правильно понимают и одинаково интерпретируют термины и концепции, могут привести к большой путанице в тех проектах, в которых терминология неопределенна.

Люди всегда используют различную интерпретацию терминов, и это проявляется в их  различном понимании проекта.

Поэтому очень тяжело добиться, чтобы персонал проекта выполнял действия или отчитывался  по единому стандарту выполнения.

Типичным примером такой ситуации является запрос менеджера оставление членами команды «регулярных» отчетов о состоянии. Слово  «регулярный» может означать различные временные периоды – «ежедневный», «еженедельный» или «ежемесячный». Хотя «еженедельный» является достаточно конкретным термином, но «в 16.00 каждую пятницу» выглядит  еще лучше. Для долговременных проектов часто используются такие фразы, как «завершение во втором квартале». Обычно это интерпретируется специалистами по маркетингу как «начало квартал»,  а производственниками как «конец квартала». В этом случае для большой группы работников может произойти трехмесячное расхождение с реальностью.

Примером вехи, связанной с обеспечением качества в проектах разработке программного обеспечения, которая не имеет точного определения, является «Завершение тестирования основных характеристик».

Что часто недостаточно определяется в этом случае - это то, что является приемлемым «критерием приемки» при тестировании характеристик.

Правильно определенные термины могут в значительной степе: предотвратить непонимание и путаницу даже в простейших проектах.

Задание проектных определений требует от менеджера проекта и е команды выполнения четырех следующих задач:

•                 определение ключевой терминологии, используемой в проектной документации, которая может быть неверно истолкована;

•                 достижение соглашения с командой по всем ключевым терминам, которые будут использованы как проектные определения;

•                 составление глоссария терминов из проектных определений по всей проектной документации;

•                 достижение ясности при формальных и неформальных каналах связи между членами команды и другими заинтересованными лицами проекта в случае использования неоднозначных терминов.