Команда проекта должна определить наиболее эффективные способы распределения проектной информации, необходимой для удовлетворения  различных групп заинтересованных лиц.

Множество альтернатив по предоставлению средств коммуникации,  сегодня, простираются от традиционных отчетов о состоянии в виде главных копий до электронной почты, видеоконференций и использования сети.

Выбор наиболее подходящей технологии и системы связи зависит от большого количества факторов: личных предпочтений, расстояниями между членами проекта, размера и сложности проекта, организационной культуры, доступности технологий, а также ресурсов, доступных для создания систем связи.

Эффективные механизмы коммуникации в проекте обычно включают, но не сводятся

·         использованию членами команды проекта регулярных отчетов о состоянии, периодических совещаний команды проекта и встреч между членами команды «один на один» для обеспечения коммуникации по проекту;

·         к взаимодействию с потребителем, которое обычно происходит на совещании у менеджера проекта, при функциональном взаимодействии, на управленческих совещаниях, с помощью отчетов и документации;

·         к использованию менеджером проекта и членами команды проекта отчетов о состоянии проекта и управленческих встреч как механиз­мов взаимодействия с менеджментом верхнего уровня.

Определение  соответствующих средств коммуникации требует от менеджера проекта осуществления четырех следующих задач:

•       определить, какие подходы к коммуникации наиболее эффективно использовать в связанных проектах;

•       запросить заинтересованных лиц об их предпочтениях в вопросах коммуникации;

•       обеспечить, чтобы все заинтересованные лица имели доступ к лю­бым выбранным средствам связи или технологиям, таким как элек­тронная почта;

•       осуществить ограниченное тестирование выбранной коммуникаци­онной технологии и обеспечить обратную связь.