План проекта представляется клиенту на внешнем совещании. Во время презентации менеджер проекта указывает и поясняет основные проектные элементы, стратегии и подходы. Например, менеджер проекта описывает изменения контрольной системы с тем, чтобы клиент далее придерживался новых процедур.

Вторая часть совещания посвящена вопросам и запросам клиента относительно плана. Начиная с этого момента, клиент вносит запрос на  недельных совещаний по просмотру состояния проекта. Команда проекта, принимает этот запрос и вносит соответствующие изменения  в документацию по плану проекта.

Представление плана проекта на утверждение требует от менеджера проекта решения  с помощью команды следующих пяти задач:

·         предоставление краткой, но ясной презентации важных элементов плана проекта;

·         анализа презентации для определения возможных проблем;

·         представление плана спонсору проекта для комментариев и утверждения;

·         корректировка плана при необходимости и его представление пользователям и заинтересованным лицам;

·         корректировка и завершение плана на основании важных обратных связей;

·         при необходимости получение формального одобрения от спонсора проекта, потребителей и заинтересованных лиц;

·          распределение ключевых элементов заключительного плана проекта между соответствующими заинтересованными лицами.

После того как план проекта разработан командой достаточно каче­ственно с учетом временных ограничений, он должен быть представлен спонсорам проекта и основным заинтересованным лицам на утверждение и предоставление формальных полномочий на начало работы.

Этот процесс предполагает разработку краткого представления ос­новных ключевых моментов плана и подготовку к потенциальным вопро­сам, замечаниям и соображениям по проекту.

Обычно перед встречей менеджер проекта должен провести презен­тацию перед командой проекта.

Может быть также эффективным, чтобы отдельные члены команды представили различные заранее подготовленные части плана для того, что­бы презентация была бы более гладкой, согласованной и профессиональ­ной.

Заказчик проекта должен сделать резюме, а также иметь возмож­ность прокомментировать и внести изменения в план проекта перед фор­мальным представлением плана потребителям и основным заинтересован­ным лицам проекта.

Хотя здесь используется слово «заключительный», для того чтобы зафиксировать завершение начального этапа планирования проекта, план затем будет подвергаться необходимым непрерывным изменениям в соот­ветствии с контрольными процедурами изменения проекта.

Представление плана проекта для утверждения требует от менедже­ра проекта и его команды выполнения следующих семи задач:

•       подготовка краткой, но тщательной презентации важных элементов плана проекта;    

•       проведение презентации с командой проекта для определения по­тенциальных проблем, соображений и замечаний;

•       представление плана спонсору проекта на представление и утвер­ждение;

•       необходимая корректировка плана и представление его потребите­лям и заинтересованным лицам проекта;

•       корректировка и завершение плана на основе важных обратных свя­зей;

•       получение формальных необходимых подписей от спонсора проекта, потребителей и заинтересованных лиц;

•       распределение ключевых элементов заключительного плана проекта между соответствующими заинтересованными лицами.